Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ? Direction de l'information légale et administrative Formalités administratives d'une association La durée de conservation des documents destinés à prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation est variable selon la nature des documents. Direction de l'information légale et administrative Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) modified 2020-03-10 Question-réponse text/xml F32081 http://legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006219327&cidTexte=LEGITEXT000005634379, http://legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006069583&idArticle=LEGIARTI000029012281, http://www.legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idSectionTA=LEGISCTA000006191974&cidTexte=LEGITEXT000006069583, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006070721/LEGISCTA000019016471, http://legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000006742086&cidTexte=LEGITEXT000006073189, http://legifrance.gouv.fr/affichCode.do?idSectionTA=LEGISCTA000006178028&cidTexte=LEGITEXT000006072050, http://legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000018537872&cidTexte=LEGITEXT000006072050, http://legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000018533948&cidTexte=LEGITEXT000006072050, https://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?idArticle=LEGIARTI000020398142&cidTexte=LEGITEXT000006072050 Fr isPartOf N21962 France entière https://www.service-public.fr/a-propos/mentions-legales Question-réponse Associations www.service-public.fr Accueil associations Formalités administratives d'une association Évolutions et dissolution d'une association Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ? Formalités administratives d'une association Évolutions et dissolution d'une association Modification des statuts Changement dans l'administration Évolution des ressources Dissolution Une association doit conserver certains documents afin de prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif. Existence de l'association Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée : Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture) Récépissé de la déclaration Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE) Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution) Statuts modifiés par ordre chronologique Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique. À savoirles informations relatives aux membres (nom, prénoms, adresse, etc.) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation, sauf accord exprès de leur part. Fonctionnement de l'association Les documents relatifs au fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans : Convocations de l'assemblée générale Feuilles d'émargement, pouvoirs Procès-verbaux d'assemblée Bilan d'activités Rapports du commissaire aux comptes. Documents financiers Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives. Documents fiscaux Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans. Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d’impôt. Documents concernant les personnels de l'association Durée de conservation en fonction du type de document Type de document Durée de conservation Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) 5 ans Registre unique du personnel 5 ans à partir du départ du salarié Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... 5 ans Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation 1 an Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie 5 ans Documents concernant les locaux de l'association Durée de conservation en fonction du type de document Type de document Durée de conservation Titres de propriété et actes de ventes Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer Durée du contrat + 5 ans Contrat d'assurance Durée du contrat + 2 ans Factures de gaz et d'électricité 2 ans Factures d'eau 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple) 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet 1 an Conservation des archives Il n'y a pas d'obligation légale pour les associations de verser leurs archives aux archives municipales ou départementales. Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique sachant que : les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée, les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale. Mairie mairie Archives départementales archives_departementales Ministère chargé de la culture et de la communication Code de commerce : article L123-22 Délai de conservation des documents financiers Livre des procédures fiscales : article L102B Délai de conservation des documents fiscaux Livre des procédures fiscales : articles L169 à L169A Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires Code civil : article 2224 Délai de conservation des document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... Code de la sécurité sociale : article L244-3 Délai de conservation des documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires Code du travail : articles L3243-1 à L3243-5 Article L3243-4 : délai de conservation des bulletins de paie Code du travail : article R1221-26 Délai de conservation des mentions portées sur le registre unique du personnel Code du travail : article D3171-16 Délai de conservation des informations relatives aux horaires de travail et aux astreintes Code du travail : article D4711-3 Délai de conservation des déclarations d'accident du travail