Procédure et formalités d'embauche d'un salarié Direction de l'information légale et administrative Ressources humaines Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés. Direction de l'information légale et administrative Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) modified 2021-01-01 Fiche pratique text/xml F23107 https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000006178156, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006903799, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGISCTA000006195587, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029236631, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018482813, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000039809055, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024214323, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000024214318, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018482837, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000018483004, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGIARTI000006904833/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006417334, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000006900857, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/section_lc/LEGITEXT000006072050/LEGISCTA000033738881/, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGIARTI000033024930, https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000029237358 Fr isPartOf N22781 France entière https://www.service-public.fr/a-propos/mentions-legales Fiche pratique Professionnels www.service-public.fr Tout professionnel Accueil professionnels Ressources humaines Recrutement Procédure et formalités d'embauche d'un salarié Ressources humaines Recrutement - Aides à l'emploi Recrutement Procédure et formalités d'embauche d'un salarié Offre de contrat et promesse unilatérale Période d'essai Registres du personnel obligatoires Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) Carte BTP : carte d'identification professionnelle d'un salarié du BTP Autorisation de travail d'un Algérien salarié en France Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés. Recherche du futur salarié Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites. Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens. Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement : Rédaction d'une offre d'emploi Publication d'une offre d'emploi en ligne Préparation et conduite des entretiens d'embauche L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums. Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) Formalité obligatoire La DPAE doit obligatoirement être établie pour l'embauche de tout salarié, quelle que soit la nature et la durée du contrat de travail. Cette formalité est obligatoire sauf pour les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs qui peuvent utiliser les dispositifs simplifiés. Elle doit être transmise à l'Urssaf (ou à la MSA pour le régime agricole) dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant. L'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage. La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente. Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs ont encore la possibilité de remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrierRAR. L'Urssaf ou la MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie. Salarié du régime général Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne Urssaf Salarié agricole Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA) Urssaf À savoirl'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR). Sous certaines conditions, les petites entreprises (TPE-PME) ou les associations et fondations employeurs peuvent utiliser l'un des titres de paiement simplifiés. Ces titres incluent un volet de cotisations sociales, qui valent accomplissement de la DPAE : Titre emploi-service entreprise (Tese) Titre emploi simplifié agricole (Tesa) pour un salarié agricole en CDD de moins de 3 mois Titre emploi forains (TEF) Guichet unique du spectacle occasionnel (Guso) Chèque emploi associatif (CEA) Le particulier employeur d'un salarié employé à domicile dans le cadre des services à la personne peut utiliser le chèque emploi service universel (Cesu). Mentions obligatoires La DPAE doit comprendre les mentions suivantes : Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement Code APE de l'entreprise Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours) Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend, s'il relève du régime général de la sécurité sociale Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé) Date et heure d'embauche prévisibles Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois Autre déclaration préalable En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail : Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique) Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la première visite de celle-ci. Document à remettre au salarié Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration. Sanctions en cas de non déclaration d'embauche Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à : La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile) Une pénalité de 1 095 € par salarié concerné (sanction administrative) Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de : 45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique, 225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale. Informations ou documents complémentaires à transmettre au salarié L'employeur remet un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat et informe du statut collectif en vigueur dans l'entreprise : convention et/ou accords collectifs applicables. il affiche le règlement intérieur dans les lieux où les entretiens d'embauche se déroulent, il informe des dispositifs collectifs d'épargne salariale mis en place dans l'entreprise et remet au salarié un livret d'épargne salariale, il informe le salarié de la mutuelle d'entreprise complémentaire santé obligatoire pour tous les salariés, si un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise, l'employeur remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes, il informe le salarié qu'il bénéficie tous les 2 ans d'un entretien professionnel, il remet les éventuels équipements de protection et forme le salarié à leur utilisation, il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention. Salarié étranger, mineur, intérimaire ou en alternance Des procédures particulières supplémentaires doivent être réalisées pour certaines catégories de salariés. Travailleur étranger non européen L'employeur qui souhaite embaucher un étranger non européen doit, en plus des obligations exigées pour toute embauche, vérifier qu'il a le droit de travailler en France. Attentionles ressortissants algériens et les ressortissants de certains pays ayant conclus des accords bilatéraux avec la France sont soumis à des dispositions particulières. Salarié mineur L'embauche d'un jeune salarié comporte un certain nombre de particularités relatives à l'âge minimum requis. Certains travaux sont strictement interdits aux jeunes travailleurs âgés de moins de 18 ans en raison de leur dangerosité. Certains travaux en principe interdits sont susceptibles de dérogation temporaire ou permanente et sont dits "réglementés". Tout mineur doit être autorisé à travailler par son représentant légal, sauf s'il est émancipé. Salarié en mission d'intérim Un contrat de mise à disposition doit être conclu entre l'entreprise de travail temporaire et l'entreprise où l'intérimaire effectue sa mission. Salarié en alternance Salarié en contrat d'apprentissage L’employeur doit établir un contrat à durée limitée (CDL) ou à durée indéterminée qui, dans ce cas, débute par une période d'apprentissage. Le contrat d'apprentissage est conclu au moyen du cerfa n°10103. Si l'apprenti est mineur, le contrat est également signé son représentant légal. Une convention entre le centre de formation des apprentis (CFA), l'employeur et l'apprenti ou son représentant légal, fixant la durée du contrat, est annexée à celui-ci. Dans les 5 jours ouvrables qui suivent le début de l'exécution du contrat d'apprentissage, l'employeur transmet le contrat à l'opérateur de compétences . Cette transmission peut se faire par voie dématérialisée. Salarié en contrat de professionnalisation Le contrat de professionnalisation doit être écrit et peut être conclu dans le cadre d'un contrat à durée déterminée (CDD) ou à durée indéterminée (CDI). Il est établi au moyen du formulaire cerfa n°12434. Le contrat doit désigner un tuteur. Un descriptif détaillé de la formation associée et de l'organisme de formation concerné est annexé au contrat. Registre unique du personnel Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel. La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire). Déclaration des mouvements de main d'œuvre (DMMO) L'entreprise qui emploie 50 salariés ou plus est tenue d'informer l'administration des recrutements effectués par le moyen du relevé mensuel des mouvements du personnel. Il s'agit d'un relevé des contrats conclus ou rompus au cours du mois précédent. Cette déclaration est considérée accomplie par le biais de la déclaration sociale nominative (DSN). Affiliation auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco. Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés. Visite d'information et de prévention (VIP) Visite d'information et de prévention (VIP) obligatoire L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention (VIP), qui a remplacé la visite médicale d'embauche. La Vip est réalisée par un professionnel de santé du travail (par exemple, un collaborateur médecin du travail, un interne en médecine du travail, un infirmier) si le salarié ne présente pas de risques particuliers. À la fin de la Vip, le professionnel de santé peut, s'il l'estime nécessaire, orienter le travailleur vers le médecin du travail. Si le salarié est reconnu travailleur handicapé ou titulaire d'une pension d'invalidité ou travailleur de nuit, la Vip est réalisée par le médecin du travail dans un service de santé au travail. La Vip est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de la prise effective du poste de travail. Pour un travailleur de nuit ou un salarié de moins de 18 ans, la visite est réalisée avant son affectation. Le médecin du travail peut demander des examens spécialisés complémentaires, qui sont à la charge de l'employeur. Étapes obligatoires lors du déroulement de la visite : Interrogation du salarié sur son état de santé Information sur les risques liés au poste de travail Sensibilisation sur les moyens de prévention à mettre en œuvre Information du salarié de son droit de bénéficier, à tout moment, d'une visite à sa demande avec le médecin du travail Un dossier médical en santé au travail est ouvert. À la fin de chaque Vip, le médecin du travail ou le professionnel de santé délivre une attestation de suivi au travail au salarié et à l'employeur. Le médecin du travail n'a pas le droit de transmettre à l'employeur des informations médicales concernant le salarié. À noter sous certaines conditions, un salarié nouvellement recruté peut être dispensé de la Vip. Sanctions en l'absence de VIP L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt : une amende de 1 500 €, une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive. Pôle emploi pour les employeurs - 3995 Pôle emploi Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche Par téléphone 39 95 Le lundi et jeudi de 7h35 à 13h10 et 13h30 à 16h50, le mardi et mercredi de 7h35 à 13h15, le vendredi de 7h35 à 11h25 Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95 Urssaf Agence centrale des organismes de sécurité sociale (Acoss) Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte) Ministère chargé du travail Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6 Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions Code du travail : article L5332-1 Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1 Déclaration préalable à l'embauche Code du travail : article L8223-2 Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2 Conditions de la déclaration préalable à l'embauche Code du travail : article R1221-3 Organismes destinataires de la déclaration préalable à l'embauche Code du travail : article R1221-4 Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche Code du travail : article R1221-5 Transmission déclaration préalable à l'embauche Code du travail : article R1221-9 Documents à remettre au salarié Code du travail : article R1227-1 Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6 Dispositions pénales travail dissimulé Code pénal : article 131-38 Peines applicables aux personnes morales Code du travail : article L1221-17 Autres formalités à l'embauche et à l'emploi Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15 Visite d'information et de prévention (Vip) Code du travail : article L4745-1 Infractions aux règles relatives à la médecine du travail Code du travail : article R4745-1 Infractions aux règles relatives à la médecine du travail Simulateur du coût d'embauche Ministère chargé du travail Publication d'une offre d'emploi en ligne Pôle emploi Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligne Urssaf Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA) Urssaf Compte Urssaf en ligne Agence centrale des organismes de sécurité sociale (Acoss) Calcul des cotisations sociales pour l'embauche d'un premier salarié Urssaf Déclaration mensuelle obligatoire des mouvements de main-d'œuvre en ligne (DMMO) Ministère chargé du travail Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) Ministère chargé du travail Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole Caisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Notice - DPAE d'un salarié agricole Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) à temps plein Ministère chargé de l'agricultureNotice - DPAE d'un CDD agricole à temps complet Simulateur du coût d'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation Ministère chargé du travail Guide d'aide à la rédaction des offres d'emploi Pôle emploi Outil d'aide à l'entretien d'embauche Pôle emploi Personne morale Groupement de personnes physiques réunies pour accomplir quelque chose en commun (entreprises, sociétés civiles, associations, État, collectivités territoriales, etc.). Ce groupe peut aussi réunir des personnes physiques et des personnes morales. Il peut aussi n'être constitué que d'un seul membre (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée - EURL - par exemple). Représentant légal Personne désignée par la loi pour représenter et défendre les intérêts d'une autre personne, qu'elle soit physique (par exemple, un enfant mineur représenté par son père ou par sa mère) ou morale (par exemple, une société représentée par son dirigeant) Jour ouvrable Correspond à tous les jours de la semaine, à l'exception du jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et des jours fériés habituellement non travaillés dans l'entreprise Vip Visite d'information et de prévention DPAE Déclaration préalable à l'embauche APE Activité principale exercée RAR Recommandé avec avis de réception CDD Contrat à durée déterminée Urssaf Union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d'allocations familiales Agirc-Arrco Association générale des institutions de retraite des cadres - Association pour le régime de retraite complémentaire des salariés NIR Numéro d'Inscription au Répertoire MSA Mutualité sociale agricole CPAM Caisse primaire d'assurance maladie Quels sont les seuils d'effectifs pour les déclarations sociales ? Médecine au travail : qu'est-ce que la visite d'information et de prévention ? Déclarer vos salariés